Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Administrator: firma serwisowa korzystająca z Fixory — [nazwa, NIP, adres]. To ona decyduje, czyje dane wprowadza do systemu i w jakim celu.

Podmiot przetwarzający: [nazwa podmiotu prowadzącego Fixorę, NIP, adres — do uzupełnienia po rejestracji działalności]. Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora.

Poleceniem administratora jest samo korzystanie z aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem: założenie konta, wprowadzenie klienta, wystawienie zlecenia, uruchomienie funkcji odczytu protokołu. Polecenia poza tym zakresem wymagają formy pisemnej lub wiadomości e-mail z adresu osoby upoważnionej.

Powierzenie obejmuje przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi opisanej w regulaminie: prowadzenia zleceń serwisowych, protokołów, dokumentów rozliczeniowych, magazynu i komunikacji z klientami administratora.

Umowa obowiązuje przez czas trwania umowy głównej. Po jej zakończeniu — postępowanie z danymi według §8.

Wykaz odpowiada rzeczywistej zawartości bazy danych, nie szablonowi.

Kategorie osób:

1. Klienci administratora — osoby fizyczne i osoby kontaktowe firm.
2. Pracownicy administratora — technicy, biuro, kierownictwo.
3. Osoby odbierające usługę na miejscu — podpisujące protokół.

Rodzaje danych:

Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO) nie są przewidziane. Administrator zobowiązuje się ich nie wprowadzać — w szczególności nie wpisywać informacji o zdrowiu do pól opisowych i notatek.

1. Przetwarzanie tylko na polecenie administratora, także przy przekazywaniu danych do państwa trzeciego — chyba że obowiązek wynika z prawa; wtedy informujemy administratora przed przetworzeniem, o ile prawo tego nie zakazuje.
2. Poufność. Do danych dopuszczamy wyłącznie osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy. Dziś dostęp do danych produkcyjnych ma [liczba i wskazanie osób — do uzupełnienia].
3. Bezpieczeństwo (art. 32). Środki wymienione w załączniku B.
4. Podprzetwarzający — §5.
5. Pomoc administratorowi w wykonaniu praw osób (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie, sprzeciw) w zakresie, w jakim administrator nie może wykonać ich samodzielnie w aplikacji. Większość z nich administrator wykonuje sam, bo ma pełny dostęp do swoich danych.
6. Zgłaszanie naruszeń. O naruszeniu ochrony danych zawiadamiamy administratora bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu [24 / 48] godzin od stwierdzenia, wiadomością e-mail na adres kontaktowy firmy, z opisem charakteru naruszenia, przybliżonej liczby osób i podjętych działań.
7. Pomoc przy ocenie skutków (art. 35–36) w zakresie informacji, które są po naszej stronie.
8. Audyt. Administrator może sprawdzić, czy wywiązujemy się z umowy: raz na [okres], po zapowiedzeniu z wyprzedzeniem [liczba] dni roboczych, w formie pytań pisemnych albo — na koszt administratora — kontroli przez niezależnego audytora zobowiązanego do poufności. Kontrola nie może naruszać bezpieczeństwa danych innych klientów.

Administrator wyraża zgodę ogólną na korzystanie z podanych niżej dostawców. Zmianę na tej liście zgłaszamy z wyprzedzeniem [liczba] dni; administrator może w tym czasie wyrazić sprzeciw, a wtedy przysługuje mu rozwiązanie umowy głównej.

Za działania i zaniechania podprzetwarzających odpowiadamy jak za własne.

Serwisy odpytywane na żądanie — nie podprzetwarzający. Poniższym niczego nie powierzamy do przechowywania: odpytujemy je w chwili, gdy użytkownik kliknie w aplikacji konkretny przycisk. Wymieniamy je dla pełnego obrazu, bo przy tym kliknięciu dane wychodzą poza naszą infrastrukturę.

Głównym odbiorcą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym jest Google (Gemini). Poza nim, przy pojedynczych czynnościach użytkownika, dane wychodzą do Map Google (adres wizyty) — patrz tabela serwisów odpytywanych na żądanie w §5.

Do Gemini trafiają dwa rodzaje danych — to trzeba nazwać wprost, a nie schować w wykazie dostawców.

Zdjęcia. Protokoły papierowe i tabliczki znamionowe. Zdjęcie protokołu może zawierać nazwisko, adres i podpis klienta.

Dane tekstowe z bazy. Przy każdym pytaniu zadanym w pasku poleceń do modelu trafia pytanie wraz z pasującymi wynikami: nazwiskami klientów, ich telefonami, adresami lokalizacji i numerami seryjnymi urządzeń. Bez tego asystent nie odpowiedziałby na pytanie o konkretnego klienta — ale znaczy to, że te dane wychodzą poza EOG.

Sprostowanie do poprzedniego brzmienia (2026-09-18): ten paragraf mówił wcześniej, że jedynym przekazaniem jest odczyt zdjęć. Było to nieprawdziwe od chwili powstania paska poleceń. Wykryte audytem całościowym.

Co jest ustalone:

• odczyt zdjęcia uruchamia się wyłącznie na żądanie użytkownika; dane tekstowe wychodzą przy każdym pytaniu w pasku poleceń, czyli również z decyzji człowieka, ale bez osobnego potwierdzenia za każdym razem;
• w tle wysyłany jest wyłącznie opis usterki zgłoszonej przyciskiem „zgłoś błąd”, w celu przypisania jej do obszaru aplikacji;
• nie przesyłamy niczego hurtowo ani w sposób ciągły;
• korzystamy z płatnego dostępu, przy którym Google nie używa przesyłanych treści do trenowania modeli ani ulepszania swoich produktów;
• Google deklaruje standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

[Do rozstrzygnięcia z prawnikiem: czy powyższe wystarczy jako podstawa przekazania, czy konieczna jest dodatkowa zgoda klienta administratora oraz ocena skutków przekazania]

Aplikacja technika działa bez zasięgu, więc zapisuje w pamięci przeglądarki telefonu: wypełniany protokół, zdjęcia zrobione bez sieci, zakończone wizyty czekające na wysłanie oraz kopię ostatnio oglądanych danych (plan dnia, dane klienta i urządzenia).

Kopia oglądanych danych jest kasowana przy wylogowaniu. Protokoły, zdjęcia i niewysłane wizyty zostają do czasu wysłania — to jedyne miejsce, w którym wtedy istnieją — i są usuwane po udanej wysyłce.

Obowiązek administratora: telefony służbowe techników mają mieć blokadę ekranu, a przy przekazaniu telefonu innej osobie — wylogowanie z aplikacji. Fizyczne bezpieczeństwo urządzenia jest po stronie administratora, bo to on je wydaje.

Po zakończeniu umowy głównej administrator ma [liczba] dni na pobranie swoich danych z aplikacji — służy do tego pełny eksport w Ustawieniach → Ochrona danych. Po tym terminie — [usuwamy je / anonimizujemy] w ciągu [liczba] dni, łącznie z kopiami zapasowymi, z zastrzeżeniem danych, których przechowywania wymagają przepisy (m.in. dokumenty księgowe).

Na żądanie administratora potwierdzamy usunięcie na piśmie.

[Do ustalenia z prawnikiem: granica odpowiedzialności, kary umowne, prawo właściwe, sąd właściwy, tryb zmiany umowy]